教你公司年會策劃搭建怎么節(jié)省成本,一年又要過完了,員工們期盼的年會也馬上到了,想知道在這將要過去的一年里我們付出了什么,我們的收獲又是什么,年會的開展酒店和節(jié)目內(nèi)容的選擇都是需要大家精心策劃的,但其中面臨的一個大問題就是年會的費用成本如何安排控制.雖然也比較注重大家的情感體驗,但是不管如何一場活動下來的費用成本仍需要精心規(guī)劃,要讓年會策劃活動豐富多彩的同時還應(yīng)該節(jié)約成本.下面舞臺搭建服務(wù)商起點鴻鵬就教大家如何才能很好的控制成本.
1、年會活動策劃的開始時間
作為一名專業(yè)的年會活動策劃人,活動前一定要提前與演員進行清晰溝通.一般音樂表演和娛樂活動應(yīng)至少提前15分鐘安排在到達正式活動開始時間之前,確保年會不會有冷點.要向演員強調(diào)必須在客人到達之前做好準備.如果說演員在演出開始前檔期滿了必須提前做好安排.
2、若是年會活動策劃現(xiàn)場很嗨,藝人是否要延長演出時間?
如果要延長時間,年會活動的負責人員應(yīng)向演員說明.因為有的時候會進行到很晚,所以有必要讓相關(guān)部門找到合適的時間.同時上海年會活動策劃公司為了明確延長演出時間的成本,大家必須在接到通知前告知演奏樂隊成員不能帶走任何音響設(shè)備.
3、年會活動設(shè)備的使用情況
設(shè)備是精致的、粗糙的還是直接就是壞的?這符合公司的形象嗎?這個或那個有問題嗎?活動圖片或文字是否使用得合適?等等一系列問題按大家都需要提前檢查好,不要在活動當天突然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量有問題從而影響活動.
4、年會活動中是否具備帶有公司logo的代表物
活動策劃者應(yīng)與經(jīng)紀人先提前進行協(xié)商,如果有公司的產(chǎn)品在舞臺上,一些明星可能就會拒絕登臺,因為這看起來似乎就是在為產(chǎn)品代言.因此必須要得到對方的書面同意,否則產(chǎn)品展示位必須要與演出舞臺分開.
5、大家是否需要化妝室
試衣間的數(shù)目和面積是多少?大家是否有特別要求,如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲藏室或茶點?如果娛樂節(jié)目中有動物表演,年度活動策劃者必須保證活動的進行.為了客人安全著想,我們還必須要加強活動的安全性.
6、對服裝有什么要求?
演員們應(yīng)該怎樣著裝,是直接盛裝打扮出場還是到了現(xiàn)場才換衣服,如果他們需要一些繁多的身體彩繪或大的化妝區(qū),是否要有一個單獨的洗手間,更衣室是否需要采取安全措施等,簡而言之演員的著裝和舉止要求必須清楚地告知簽約演員.
7、如果出現(xiàn)緊急情況是否有對應(yīng)的固定電話和手機號碼聯(lián)系
大家必須知道活動現(xiàn)場上每個人的電話號碼.如果在年會當天發(fā)生一些意外情況,必須應(yīng)該知道要去找誰,去哪里以及如何盡快找到它.
8、年會現(xiàn)場的活動設(shè)備什么時候到
要了解活動現(xiàn)場的安裝需要多長時間,在年會策劃過程中,大家要了解設(shè)備的使用方式,確定是否需要對停車場的卸貨進行特殊安排.要知道是誰來負責安裝工作.
9、如何解決客人的要求
在處理解決客人的要求時,大家必須要學會全面考慮.例如為了方便客人在招待會上認識和交朋友,年會活動策劃者可以安排低檔的爵士音樂,來舒緩現(xiàn)場的活動氣氛.
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